מאת : אלדד אנגלברג MBA.
מערכת הפריוריטי בארגון מיועדת לניהול כל משאבי הארגון, בהם תהליכי מכירות, רכש, אחסנה, מלאי, כספים, ייצור, פרויקטים ועוד…
וניתן להגדיר אותה כתומכת מרכזית בתהליך "שרשרת האספקה של הארגון.
על מנת שכל תהליכי העבודה הללו יעבדו בצורה טובה, יעילה ואפקטיבית יש להקפיד על כמה עקרונות:
- נגישות למידע – היכולת והידע של כל עובד להיכנס למערכת הפריוריטי ולהוציא ממנה את המידע הרלוונטי עבורו. לדגומא: מחסנאי שיודע לקלוט הזמנה למלאי יחסוך את עבודת הפקידה או מנהל המחסן, יחסוך זמן בקליטת התוצרת ואף ימנע טעויות בקליטה מתוך היכרותו עם הסחורה הנכנסת או יכולת בדיקה פיזית בזמן אמת.
- מקצועיות העובדים כפועל יוצא של הכשרה = יעילות ומהירות בעבודה, אלו יהיו התוצרים המיידים אך תוצרים אף יותר חשובים המתקבלים בהמשך הם עליה במוטיבציית העובד כפועל יוצא מהרגשת ערך וייעול תהליכי עבודה כפועל יוצא של מקצועיות והבנת התהליך לעומק. לדוגמא: עובד שעבר הכשרה מקצועית ותפקידו למרכיב כמה חלקים במנוע הרכב על פי סדר שקבע המהנדס ואשר לוקחים כ 40 דק לרכב, מתוך הידע והמקצועיות העובד מוצא כי הרכבה בסדר אחר של החלקים תחסוך זמן הרכבה של 10 דקות !
- התייעלות מתמדת וחסכון בעלויות – שימוש נכון בהפקת המידע מהפריוריטי תביא לחסכון בעלויות לדוגמא: איש רכש שייעזר בנתוני המכירות של שנים עברו כדי לצפות את כמויות הרכש לחודשים הבאים יוכל להזמין כמויות יותר מדויקות, לא להיכנס למחסור ולקבל הנחה על כמות ובכך להתייעל ולחסוך לארגון בעלויות.
- התראות על כל שינוי מהתכנון – ניתן להגדיר התרעות במערכת הפריוריטי אשר יקפיצו הודעה או ישלחו מייל עבור כל חריגה או שינוי לדוגמא: הכנסת הזמנה חדשה ללקוח למערכת על כמות גדולה מהרגיל תקפיץ הודעה לאיש הרכש כך שיוכל לבדוק מלאים ולאשר אותה ולבצע הזמנת מלאי מיידית מהספק.
- מעקב וסגירת תהליכים – עקרון חשוב בכל ארגון בו המנהלים מורידים הנחיות לדרג המבצע. בעזרת מערכת הפריוריטי יכול המנהל לעקוב אחר הביצוע בכך שיפיק את הדוחות המתאימים, לדוגמא : הנחיית מנהל לשמירת כמות מלאי בטחון במחסן, בניית תהליכים במערכת כך שלא יתכנו "קיצורי דרך" או שמותנים באישור במערכת מהמנהל וכו…
- גמישות מחשבתית – גמישות לשינויים בשוק, לרצונות הלקוח, לשינויים ברגולציה (תקנות חדשות, מיסוי …)
- שיפור מתמיד – נתמך מהעובדה שהמערכת מאפשרת למדוד ולתעד ביצועים ומתוך שכך יש נקודת ייחוס לשיפור.
- ניהול תחזיות וריענונם.
- מדידה של כל חוליה בשרשרת / מרכזי רווח.
- שיפור רמת השירות (סקר לקוחות) ושמירה על לקוחות קיימים / חוזרים.
- זמני המתנה – צווארי בקבוק – זיהוי מהיר ע"י מערכת הפריוריטי על כל עיכוב או חריגה.
- בירוקרטיה ונהלי עבודה בירוקרטים – על ידי ניתוח תהליכים ובניית תהליכי עבודה במערכת הפריוריטי אשר מייעלים את העבודה ומקצרים בירוקרטיה וזמני תגובה.
- שיתוף הפעולה עם ספקים חיצוניים – בהעברה מהירה של נתונים בין מערכות 2 החברות.
- הפצה יבשתית מוגבלת – עליה דרמתית בצפיפות בערים ובכבישים, שעות נהיגה, רגולציה, מיקום אזורי תעשיה ומרלוגים – ע"י הכנסת מודול משלוחים (נהגים) – השגת התיעלות בהעמסה ובבניית קווי ומסלולי החלוקה = חסכון משמעותי בזמנים, בעלויות ושירות הלקוחות.
- גלובליזציה –
- מרחק ושליטה:
ניהול מרחוק של מתקני אחסון ושינוע.
עמידה ברגולציות מקומיות.
התגברות על קשיי שפה ותרבות – מערכת הפריוריטי מאפשרת תומכת בעבודה בכמה שפות, כלומר העובד בישראל עובד על הפריוריטי בשפה העברית,
המסמכים יופקו בשפה האנגלית והמחסנאי באירופה יעבוד על הפריוריטי בשפה הגרמנית.
2. זמני תגובה מהירים – מערכת מידע אחת.
3. מכירות למגוון הלקוחות.
לקוחות ממגוון תרבויות רב (התאמת המוצר ודרך שיווקו לתרבות המקומית = סוכן מקומי/ סניף/ יבואן בלעדי.
הגדלת מגוון המוצרים הכללי והאריזות שלהם (הדפסה בכמה שפות).מטרת התנהלות הארגון כ"שרשרת אספקה" היא למצוא את האיזון שבין העלות (=הכסף המושקע) ובין האיכות והיעילות.
שימוש נכון במערכות מידע מאפשר להגיע למציאת האיזון הנכון.
